Mejorar la concentración en oficinas open space es posible sin realizar obras, cambiar de oficina ni renunciar a las ventajas de un espacio de trabajo abierto.
Las oficinas abiertas favorecen la colaboración, facilitan la comunicación y permiten aprovechar mejor el espacio disponible. Sin embargo, también pueden generar ruido constante, interrupciones visuales y una falta de privacidad que dificulta las tareas que requieren atención.
Por este motivo, mejorar la concentración en oficinas open space se ha convertido en una prioridad para las empresas que buscan cuidar el bienestar y el rendimiento de sus equipos.
La buena noticia es que existen soluciones rápidas y flexibles para crear zonas de concentración dentro de la propia oficina. Una distribución más consciente, unas normas compartidas y la instalación de cabinas acústicas pueden transformar el entorno sin necesidad de acometer una reforma.
¿Por qué es importante mejorar la concentración en oficinas open space?
Las oficinas abiertas reúnen a diferentes personas, departamentos y formas de trabajar en un mismo espacio. Mientras un empleado mantiene una videollamada, otro puede estar redactando un informe, atendiendo a un cliente o preparando una presentación.
Esta convivencia de actividades genera estímulos que compiten constantemente por nuestra atención. Aunque algunos parezcan poco importantes, su repetición durante la jornada puede interrumpir el ritmo de trabajo.
El objetivo de mejorar la concentración en oficinas open space no es eliminar la comunicación entre compañeros, sino crear un equilibrio entre colaboración, privacidad y silencio.
Principales distracciones en las oficinas abiertas
Antes de aplicar soluciones, es necesario identificar los factores que dificultan la concentración.
Ruido constante
Las conversaciones, llamadas, reuniones improvisadas, notificaciones y sonidos de los dispositivos generan un ruido de fondo continuo.
El problema no siempre es el volumen. Una conversación cercana puede captar nuestra atención de manera involuntaria, especialmente cuando intentamos desarrollar una tarea compleja.
El Instituto Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo explica que el ruido en las oficinas puede provocar molestias e interferir en actividades que requieren atención. Puedes ampliar esta información en su documentación sobre confort acústico y ruido en oficinas.
Interrupciones visuales
Ver personas entrando y saliendo, movimientos en las zonas de paso o reuniones dentro del campo de visión puede desviar nuestra atención.
Aunque estas interrupciones duren pocos segundos, volver a retomar una tarea exige un nuevo esfuerzo mental.
Cambios constantes de tarea
Responder una pregunta, revisar una notificación, participar en una conversación y regresar después al trabajo inicial supone un cambio continuo de contexto.
Esta multitarea puede ralentizar el trabajo y aumentar la sensación de cansancio al final de la jornada.
Falta de privacidad
La privacidad no solo resulta necesaria para las conversaciones confidenciales. También necesitamos espacios donde pensar, escribir, planificar o resolver problemas sin interrupciones.
Uso inadecuado de las salas de reuniones
En muchas oficinas, las salas de reuniones se ocupan para llamadas individuales o videollamadas de una sola persona.
Esto reduce su disponibilidad para encuentros de equipo. Disponer de espacios específicos para llamadas permite aprovechar mejor las instalaciones.
7 soluciones para mejorar la concentración en oficinas open space
Para mejorar la concentración en oficinas open space no siempre es necesario levantar paredes o construir nuevos despachos. Estas siete medidas pueden aplicarse sin alterar permanentemente la estructura de la oficina.
1. Crear diferentes zonas de trabajo
No todas las actividades necesitan el mismo ambiente. Una oficina puede dividirse en áreas según el tipo de tarea:
- Zonas de colaboración.
- Áreas silenciosas.
- Espacios para llamadas.
- Cabinas para videollamadas.
- Salas para reuniones de varias personas.
- Zonas de descanso.
Organizar el espacio de esta manera ayuda a mejorar la concentración en oficinas open space, porque evita que las actividades más ruidosas se mezclen con las tareas que requieren atención.
La separación puede realizarse con mobiliario, señalización, biombos o elementos modulares, sin construir nuevas paredes.
2. Establecer normas para las zonas silenciosas
Para que una zona de concentración funcione, todo el equipo debe entender cómo debe utilizarse.
Algunas normas sencillas pueden ser:
- Evitar llamadas telefónicas.
- Silenciar las notificaciones.
- Mantener las conversaciones en otras zonas.
- No celebrar reuniones improvisadas.
- Respetar los periodos de concentración.
- Utilizar auriculares como señal de que no se desea ser interrumpido.
Las reglas deben ser claras, fáciles de aplicar y conocidas por toda la empresa.
3. Reservar bloques de trabajo sin interrupciones
Organizar el tiempo también ayuda a mejorar la concentración en oficinas open space.
Establecer determinados periodos sin reuniones permite que el equipo avance en tareas complejas. Cada empleado también puede reservar bloques de concentración en su calendario para indicar que no está disponible, salvo para asuntos urgentes.
Esta medida resulta especialmente útil cuando se combina con un espacio físico tranquilo.
4. Alejar las actividades más ruidosas
Las impresoras, cafeteras, accesos y zonas de descanso generan un mayor movimiento de personas.
Siempre que sea posible, conviene situarlos lejos de los puestos destinados a tareas que requieren atención. Una reorganización del mobiliario puede reducir muchas interrupciones sin necesidad de hacer obras.
También es recomendable evitar que las principales zonas de paso atraviesen las áreas silenciosas.
5. Utilizar señales para evitar interrupciones
Una señal sencilla puede comunicar que una persona necesita concentrarse.
Se pueden utilizar:
- Indicadores sobre la mesa.
- Estados en las herramientas de comunicación interna.
- Bloques reservados en el calendario.
- Auriculares como señal acordada.
- Indicadores de disponibilidad.
Estas soluciones funcionan mejor cuando todos los empleados conocen y respetan su significado.
6. Incorporar elementos de absorción acústica
Los paneles acústicos móviles, los separadores tapizados y algunos elementos textiles pueden ayudar a controlar la reverberación.
Es importante diferenciar entre absorción y aislamiento acústico. Los paneles ayudan a reducir el eco dentro de una estancia, mientras que una cabina acústica crea un espacio cerrado y separado del resto de la oficina.
Las plantas pueden mejorar la estética y delimitar visualmente las zonas, pero no sustituyen a una solución acústica profesional.
7. Instalar cabinas acústicas sin obras
Instalar cabinas acústicas es una de las medidas más prácticas para mejorar la concentración en oficinas open space sin modificar permanentemente su distribución.
Estas cabinas crean un espacio independiente dentro de la oficina y permiten realizar determinadas actividades sin interferir en el trabajo del resto del equipo.
Pueden utilizarse para:
- Llamadas profesionales o personales.
- Videollamadas.
- Reuniones privadas.
- Entrevistas.
- Trabajo individual.
- Conversaciones confidenciales.
- Tareas que requieren atención.
Como son estructuras modulares, no necesitan levantar paredes ni realizar reformas permanentes. También pueden desmontarse o reubicarse si cambia la distribución de la oficina.
Beneficios de las cabinas acústicas en oficinas open space
Las cabinas acústicas ayudan a mejorar la concentración en oficinas open space al ofrecer un lugar específico para las actividades que generan ruido o requieren privacidad.
Reducen las distracciones
La cabina crea una separación física y acústica respecto al entorno compartido. Esto permite al usuario centrarse en una llamada o tarea concreta.
Al mismo tiempo, evita que la conversación distraiga a las personas que continúan trabajando fuera.
Liberan las salas de reuniones
Las llamadas individuales dejan de ocupar espacios preparados para encuentros de varias personas. Así, cada zona se utiliza para la función para la que fue diseñada.
Ofrecen mayor privacidad
Las cabinas proporcionan un espacio adecuado para entrevistas, reuniones virtuales, conversaciones sensibles y llamadas comerciales.
Se instalan sin reformas
Una cabina modular puede incorporarse a la oficina sin construir una nueva sala. Esto permite transformar el espacio con rapidez y evita los inconvenientes de una obra.
Se adaptan a cada empresa
Existen cabinas individuales y modelos para reuniones de dos o cuatro personas. Cada empresa puede combinar diferentes capacidades según su actividad.
Cabinas Beexmart para mejorar la concentración en oficinas open space
Las cabinas Beexmart están diseñadas para mejorar la concentración en oficinas open space creando espacios privados, cómodos y funcionales dentro de oficinas y coworkings.
La gama incluye diferentes modelos:
- Beexmart One: para llamadas y videollamadas individuales.
- Beexmart One Pro: una cabina individual con mayor espacio para trabajar.
- Beexmart Two: diseñada para reuniones entre dos personas.
- Beexmart Quatro: preparada para pequeñas reuniones de equipo.
Las cabinas Beexmart cuentan con certificación acústica ISO 717-1 y ofrecen un aislamiento acústico declarado de 35 ± 2,7 dB.
También incorporan:
- Ventilación con renovación de aire.
- Iluminación LED.
- Tomas eléctricas de 230 V.
- Puertos USB.
- Apagado automático.
- Diseño compacto y funcional.
Además, se fabrican en España y pueden instalarse sin realizar obras permanentes.
¿Qué cabina necesita tu oficina?
Para elegir el modelo adecuado, hay que analizar las necesidades reales del equipo.
Estas preguntas pueden ayudar:
- ¿Cuántas llamadas se realizan cada día?
- ¿Las salas de reuniones suelen estar ocupadas?
- ¿Cuántas personas trabajan en la oficina?
- ¿Se necesitan espacios individuales o grupales?
- ¿Qué departamentos necesitan mayor privacidad?
- ¿Cuánto espacio está disponible?
- ¿Cuántas personas podrían necesitar una cabina simultáneamente?
Si predominan las videollamadas individuales, puede ser conveniente instalar varias cabinas para una persona. Si también se realizan entrevistas y reuniones presenciales, será mejor combinar cabinas individuales con modelos de mayor capacidad.
Elegir correctamente el número y el tamaño de las cabinas es fundamental para mejorar la concentración en oficinas open space y evitar que estos espacios se saturen.
Concentración y colaboración pueden convivir
Una oficina abierta no tiene que elegir entre comunicación y silencio. El objetivo es crear un entorno donde ambas formas de trabajar dispongan de su propio espacio.
Las zonas compartidas pueden seguir utilizándose para colaborar e intercambiar ideas. Al mismo tiempo, las cabinas acústicas y las áreas silenciosas ofrecen una alternativa cuando una persona necesita privacidad.
Esta combinación permite adaptar el espacio a cada actividad, en lugar de obligar a todos los empleados a trabajar siempre de la misma manera.
Empieza a mejorar la concentración en oficinas open space
Para mejorar la concentración en oficinas open space es necesario combinar una buena organización, normas compartidas y espacios adecuados para cada actividad.
No hace falta realizar una reforma integral. Una distribución más consciente y la incorporación de soluciones acústicas pueden transformar la experiencia diaria del equipo.
En Beexmart te ayudamos a analizar las necesidades de tu espacio y a elegir la cabina acústica más adecuada para tu empresa.
Si quieres mejorar la concentración en oficinas open space, descubre nuestras cabinas acústicas o contacta con el equipo de Beexmart para recibir asesoramiento personalizado.
